1. KOMPETENSI DASAR
1.5. Menggunakan email untuk keperluan informasi dan komunikasi
2. INDIKATOR
1. Menjelaskan fungsi email sebagai alat komunikasi
2. Mendemontrasikan untuk melampirkan surat dalam pengiiriman email
3. Mendemontrasikan cara untuk mengambil attatcment file dan memindahkan ke dalam media lain
MATERI PEMBELAJARAN
2.1 Pengantar
Internet telah menjadi fasilitas kehidupan modern yang dibanggakan. Oleh karena itu tentu Anda ingin mengetahui layanan apa saja yang disediakan internet. Yang paling mudah Anda temukan dan sering digunakan orang adalah sebagai fasilitas komunikasi surat-menyurat elektronik. Surat elektronik tersebut dikenal dengan istilah e-mail.
2.2 E-mail
E-mail singkatan dari Electronic Mail yaitu surat elektronik. Layanan e-mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan, karena e-mail merupakan alat komunikasi yang murah dan cepat. Kepada siapa Anda dapat mengirim e-mail ? Tentu kepada siapa saja yang memiliki akses ke internet dengan alamat yang jelas.
Bagaimana konsep e-mail? Untuk memahami konsep e-mail, Anda bayangkan pengiriman surat melalui pos biasa. Anda dapat mengirim surat kepada seorang teman apabila Anda mengetahui dengan pasti alamat teman Anda pada surat yang akan dikirim. Selanjutnya surat tersebut Anda masukkan ke dalam kotak pos untuk diambil oleh petugas pos dan mengirimkannya kepada teman Anda itu seauai alamat yang tertera. Demikian juga halnya dengan e-mail. Jika Anda ingin mengirimkan e-mail, Anda masuk ke dalam sistem e-mail (internet) kemudian mengirimkan ke alamat e-mail teman Anda. E-mail dapat dikirim kepada beberapa orang secara serentak atau sekaligus. Disamping itu, Anda dapat mengirim file-file yang berupa dokumen, gambar, program dan lain sebagainya bersamaan dengan e-mail yang Anda kirimkan. Terdapat tiga jenis layanan e-mail yang dapat Anda gunakan, yaitu.
(1) POP Mail,
(2) E-mail berbasis web, dan
(3) E-mail Forwarding.
2.2.1 Membuat E-mail
Untuk dapat menggunakan fasilitas e-mail seperti menulis, membaca dan membalas e-mail, Anda harus memiliki account e-mail. Bagaimana caranya memiliki e-mail ? Berikut ini cara mendaftar e-mail di plasa.com.
(1) Masuk ke situs plasa.com.
(2) Klik mail kemudian lengkapilah data Anda pada aplikasi yang disediakan.
Setelah semua sesuai, Anda akan mendapat informasi bahwa Anda telah berhasil mendaftar atau telah memiliki account e-mail dengan user_id dan password yang anda buat. Identitas user_id dan password harus Anda ingat terus karena merupakan kunci bagi Anda pembuka e-mail Anda.
2.2.2 Login dan Logout
Memasuki sistem e-mail disebut dengan istilah login. Di bawah ini kegiatan login dan logout.
Berikut ini langkah-langkah login :
(1) Klik e-mail.
(2) Memasukkan user id dan password di kotak teks yang disediakan.
(3) Klik tombol login.
(4) Jika user id dan password yang Anda masukkan benar atau sesuai, proses login akan berhasil. Jika salah atau tidak sesuai, Anda akan diminta memasukkan user id dan password yang benar.
Setelah Anda login, tentu Anda melakukan berbagai aktivitas seperti menulis, membaca, dan membalas e-mail. Apabila Anda sudah selesai menggunakan fasilitas dengan e-mail dan akan mengakhirinya, Anda harus menutup account e-mail. Menutup account e-mail biasa disebut dengan logout.
Berikut ini langkah-langkah logout.
1. Carilah tombol atau teks link logout di halaman web.
2. Klik tombol atau teks link tersebut.
3. Tunggu sampai halaman web menampilkan proses telah selesai.
2.2.3 Menulis dan Mengirim E-mail
Menulis untuk e-mail dapat dilakukan melalui dua cara yaitu langsung dan tidak langsung. Cara langsung dilakukan melalui penulisan teks pada ruang editor yang disediakan oleh sistem e-mail. Cara tidak langsung, Anda dapat menulis teks pada editor yang lain misalnya Word, Notepade, atau program pengolah kata yang lain. Kemudian Anda copy-kan teks yang tersebut kedalam editor yang disediakan sistem e-mail.
Berikut ini langkah-langkah untuk menulis dan mengirimkan e-mail :
1. Lakukan login ke account e-mail.
2. Masukkanlah user id dan password dan klik login.
3. Isilah alamat e-mail penerima dan subjek dari e-mail yang akan Anda kirim.
4. Ketiklah isi e-mail.
5. Setelah selesai menulis isi e-mail, kliklah tombol kirim.
Bila pengiriman e-mail sukses, akan ditampilkan halaman web yang menyampaikan pesan bahwa e-mail Anda sudah dikirim. E-mail Anda akan dikirim ke alamat e-mail sesuai dengan alamat e-mail yang Anda masukkan.
2.2.4 Membuka E-mail
Apabila Anda mendapat kiriman e-mail, akan tersimpan di kotak surat (Inbox). Anda dapat memperhatikan bahwa e-mail yang ada memiliki tanda yang berbeda yang menyatakan apakah e-mail tersebut sudah dibaca atau belum, apakah e-mail tersebut disertai file attachment atau tidak dan sebagainya.
Berikut ini langkah-langkah untuk membuka e-mail :
1. Lakukan login ke account e-mail Anda.
2. Masukkanlah user id dan password dan klik login.
3. Klik kotak surat.
4. Klik teks link kotak surat.
5. Untuk membaca surat, klik dua kali nama pengirim e-mail tersebut. Isi surat akan ditampilkan.
6. Setelah Anda membaca e-mail yang Anda pilih. Anda dapat membaca surat dengan cara mengklik teks link. Demikian seterusnya atau kembali melihat daftar surat yang masuk dengan cara mengklik tombol back di tool bar atau mengklik teks link kotak surat.
2.2.5 Menjawab E-mail (Reply)
Bagaimana jika Anda akan menjawab atau memberi balasan e-mail yang masuk?
Berikut ini langkah-langkah menjawab e-mail sebagai berikut :
(1) Setelah membaca e-mail, klik link Reply.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(2) Pada kotak teks To, nama dan alamat e-mail ke mana Anda akan membalas e-mail langsung diisikan.
(3) Ketiklah isi surat yang menjadi jawaban Anda .
(4) Klik tombol kirim.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
Dengan fasilitas Reply Anda dapat menyertakan kembali isi e-mail yang dikirim kepada Anda. E-mail yang dia tulis disertakan di bawah jawaban yang Anda buat. Dengan membaca e-mail yang dia kirimkan akan memudahkan dia membuka pikirannya akan jawaban yang Anda berikan. Untuk Anda sebagai pemberi jawaban, Reply e-mail juga memudahkan Anda untuk mengecek jika ada pesan atau informasi yang belum Anda jawab.
2.2.6 Meneruskan E-mail (Forward)
Bagaimana jika e-mail yang Anda terima akan Anda kirimkan ke alamat yang lain? Dalam hal ini Anda dapat meneruskan e-mail yang Anda terima kepada alamat yang lain.
Berikut ini langkah-langkah meneruskan e-mail.
(1) Buka dan bacalah e-mail.
(2) Klik teks link Forward.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(3) Masukkanlah alamat e-mail yang ingin Anda tuju.
(4) Ketiklah isi surat jika Anda ingin menambahkan e-mail dengan kata-kata Anda sendiri.
(5) Klik tombol kirim.
(6) Jika proses pengiriman berjalan lancar, halaman web yang menyatakan pengiriman telah selesai dilakukan.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
2.2.7 Menggunakan E-mail untuk Mengirimkan File
Bagaimana mengirim file dengan e-mail? Lewat e-mail Anda dapat mengirim file seperti halnya surat biasa yang dilengkapi dengan lampiran. Pengantar file dapat disampaikan langsung melalui editor e-mail dan file merupakan lampiran. File dapat berupa gambar (.jpg,.gif), dokumen (.doc), Excel (.xls), kompresi (.zip) atau file program (.exe). File yang Anda sertakan dalam e-mail tergantung ukurannya, jika ukurannya kecildapat disertakan lebih dari satu. Namun, total ukuran file -file tersebut tidak oleh melebihi dari 1 MB (misalnya).
Langkah-langkah untuk mengirimkan file melalui e-mail adalah sebagai berikut.
(1) Klik teks link kemudian tulis surat.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(2) Isikan alamat e-mail penerima dan subjek e-mail.
(3) Ketik isi e-mail.
(4) Di bawah isi surat, cari dan klik tombol browse.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(5) Cari dan kemudian pilih file yang ingin disertakan di e-mail, misalkannya file gambar (.jpg).
(6) Klik tombol open.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(7) Di bagian bawah, Anda dapat melihat path dan nama file yang disertakan dalam e-mail tersebut. Jika masih ada file yang ingin diikutkan, klik tombol browse yang ke dua.
(8) Klik tombol kirim untuk mengirimkan e-mail bersama dengan file attachment nya.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
2.2.8 Menyimpan File Attachment
File yang disertakan dalam e-mail dapat berbentuk file attachment. E-mail dengan file attachment diberikan tanda khusus di kolom status di kotak surat. Bagaimana membuka file attachment?
Berikut ini langkah-langkah membuka file attachment.
(1) Bukalah e-mail yang memuat file attachment.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(2) Perhatikan di bawah teks isi e-mail, Anda dapat melihat nama file yang disertakan dalam e-mail tersebut.
(3) Klik kanan di nama file attachment.
(4) Klik Save As Target.
Amati Halaman web yang ditampilkan.
(5) Tentukan folder di mana Anda menyimpan file tersebut. Nama file attachment akan diberikan sesuai dengan nama file aslinya. Anda dapat mengganti nama file tersebut jika Anda menghendaki.
(6) Klik tombol save.
(7) Tunggu proses penyimpanan file sampai tuntas.
(8) Klik tombol open untuk membuka file tersebut, klik tombol open folder untuk membuka folder di mana file tersebut disimpan atau klik close untuk menutup kotak dialog download complete.
(9) Jika file yang disertakan lebih dari satu, lakukan hal yang sama untuk file yang lain.
2.2.9 Menghapus E-mail
Apabila Anda banyak menerima kiriman e-mail, suatu ketika kotak surat Anda akan penuh. Untuk mengosongkannya Anda dapat menghapus e-mail yang sudah tidak Anda perlukan lagi. Bagaimana menghapus e-mail? Setelah Anda membaca e-mail tersebut (pada saat e-mail dibuka), Anda dapat melakukan dengan cara meng klik teks link Hapus. Apabila Anda akan menghapus e-mail dari kotak surat, beri cek list di kotak cek e-mail yang bersangkutan, kemudian klik tombol delete. Jika Anda ingin menghapus seluruh e-mail, berilah cek list dengan select all kemudian klik tombol delete. Semua e-mail yang tertandai akan dihapus sekaligus.
2.2.10 Etika Mengirim E-mail
E-mail telah mengubah banyak kebiasaan Anda dalam berkomunikasi. Komunikasi surat-menyurat antar rekan kerja atau bisnis, teman dan keluarga sudah banyak digantikan oleh e-mail. Hal ini membuktikan e-mail merupakan alat komunikasi yang banyak digunakan saat ini. Sebagai alat komunikasi, menggunakan e-mail juga mempunyai etika-etika yang hendaknya Anda patuhi agar komunikasi yang Anda lakukan berjalan dengan baik. Komunikasi yang tidak disertai dengan etika, akan menmyebabkan tujuan komunikasi tidak sampai. Bentuk komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang Anda kenal selama ini. Karena itu, sebagaimana bentuk komunikasi biasa yang mempunyai etika sendiri-sendiri, berkomunikasi dengan e-mail juga mempunyai etika tersendiri.
Beberapa etika bere-mail yang perlu Anda terapkan adalah sebagai berikut.
1) Langsung ke pokok permasalahan
Membaca e-mail yang terlalu panjang dari yang semetinya dapat membuat orang lain menjadi bosan. Oleh karena itu, usahakan agar e-mail yang Anda tulis tepat pada sasaran, sehingga tidak perlu terlalu panjang.
2) Jawablah semua pertanyaan
Jika Anda membalas atau me-reply e-mail usahakan agar semua informasi yang ditanyakan orang lain Anda jawab. Apabila Anda tidak mengetahui jawab tidak karena mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi apabila tidak dijawab. Hal ini tentu saja mengganggu Anda.
3) Lakukan Pengeditan
Sebelum mengirim e-mail, ada baiknya Anda mengedit kembali tulisan e-mail Anda. Kata-kata yang tidak tepat atau kesalahan penulisan yang Anda biarkan akan memberi kesan yang tidak baik bagi penerima e-mail.
Bila Anda mem-forward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, kadang-kadang akan muncul tanda “>” atau”>>” di setiap baris isi e-mail yang akan Anda forward. Anda sebaiknya menghapus tanda “>” atau”>>” tersebut dengan demikian penerima e-mail yang Anda forward dapat membaca isi e-mail Anda tanpa teganggu dengan tanda-tanda di atas.
Mem-forward e-mail tanpa menghilangkan tanda “>” atau “>>” dapat menimbulkan kesan Anda tidak peduli apakah pesan yang terdapat di e-mail yang Anda forward diterima dengan baik atau tidak. Namun, pada sebagian website e-mail, tanda “>” tidak akan ditampilakan apabila Anda mem-forward e-mail.
4) Gunakan subjek yang sesuai
Selalu gunakan subjek atau judul yang sesuai. Subjek atau judul yang sesuai akan memudahkan penerima e-mail Anda menangkap informasi yang ingin Anda sampaikan karena judul e-mail akan langsung membuka pikiran penerima akan topik yang Anda bahas. Jika Anda saling bertukar e-mail beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari sebelumnya, jangan lupa mengubah subjek e-mail.
5) Hapus pesan reply yang tidak perlu
Me-reply e-mail tanpa menghapus isi e-mail terdahulu kadang-kadang membantu penerima e-mail untuk mengingat apa yang sudah kirimkan kepada Anda . Hal ini akan membantu penerima e-mail untuk mengakap pesan balasan dari Anda . Namun, seringkali setelah berbalas e-mail beberapa kali, topik Anda sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan sebelumnya. Jika hal ini terjadi, ada baiknya Anda enghapus pesan-pesan sebelumnya.
6) Jangan meneruskan e-mail berantai
Kadang-kadang Anda menerima e-mail yang berupa cerita-cerita humor atau hal-hal lain dan kemudian meminta Anda untuk meneruskan e-mail tersebut kepada sejumlah orang, bila tidak maka Anda akan mendapat suatu ancanaman. Hal seperti ini cukup mengesalkan, sebaiknya Anda tidak usah mengirimkan kepada orang lain atau teman-teman Anda, karena jika Anda kesal menerima e-mail semacam ini, orang lain juga akan merasakan seperti itu.
7) Hormati privacy (kerahasiaan) orang lain
Bila Anda sedang mengirim e-mail ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama lain tidak saling mengenal, gunakan “bcc” atau “blind carbon copy” agar alamat-alamat mereka tidak saling diketahui. Sebagian orang tidak suka kalau alamat e-mailnya diberikan sekalipun tanpa sengaja. Selain itu, alamat e-mail sering digunakan orang yang tidak bertanggung jawab dengan cara mengirimkan “spam” ke alamat e-mail tersebut.
8) Jangan melakukan SPAM
Mungkin saja Anda tidak sengaja menggunakan alamat-alamat e-mail yang didapat dari “ “forwarded e-mail”, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam, dan jangan lakukan.
9) Gunakan huruf besar seperlunya
Dalam menulis e-mail, Anda tidak boleh menggunakan huruf besar semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol “Caps Lock”) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau Anda sedang berteriak-teriak. Oleh karena itu, gunakan huruf besar seperlunya seperti layaknya kalau Anda menulis surat biasa.
10) Hati-hati bila menggunakan singkatan dan emoticon
Anda perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan emoticon (simbol emosi), karena belum tentu penerima mengerti apa yang Anda maksud. Lebih-lebih jika Anda mengirimkan e-mail untuk urusan resmi. Kesalahan pengertian dari penerima e-mail akan merugikan Anda sendiri.
11) Jangan terbawa emosi
Jika Anda memerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan dibalas saat itu juga. Anda perlu memikirkan apa sebenarnya yang dimaksud pengirim. Menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya juga akan membuat emosi Anda yang sudah naik turun kembali. Dengan demikian Anda dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin. Kadang-kadang sebenarnya orang lain juga tidak bermaksud menyinggung perasaan Anda. Mungkin saja yang terjadi hanya kesalahpahaman. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara menanggapi sesuatu tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
12) Bersabarlah dalam menunggu balasan e-mail
Anda harus bersabar bila e-mail yang Anda kirim belum dibalas. Orang lain mungkin mempunyai kesibukan tersendiri dan belum sempat membalas e-mail Anda . Banyak orang hanya mengecek e-mailnya sekali seminggu, bahkan lebih lama dari itu.
13) Ketertarikan yang berbeda
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernha membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Setiap orang mempunyai ketertarikan akan sesuatu hal yang berbeda-beda. Topik yang Anda anggap menarik belum tentu menarik bagi orang lain. Cerita-cerita yang Anda anggap lucu bisa saja menjadi cerita bodoh bagi orang lain. Anda sebaiknya menanyakan apakah dia senang dengan emal yang Anda kirim.
14) Jangan lampirkan file yang tidak perlu
Anda sebaiknya tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam e-mail Anda . Hal ini sering terjadi secara tidak sengaja. Sering Anda lupa menghapus file attachment pada saat mem-forward atau mereply e-mail. File -file tersebut akan membuat pengelola kotak surat penerima e-mail kesal. Apalagi jika file tersebut berukuran besar.
15) Buatlah layout yang baik
Membaca e-mail kadang tidak nyamankarena harus membaca sesuatu di depan komputer. Apalagi Anda sudah bekerja di depan komputer seharian. Oleh karena itu, jika Anda mengirim e-mail, sebaiknya Anda membuat layout yang baik sehingga penerima e-mail dapat membacanya dengan lebih mudah. Usahakan jangan menggunakan kalimat yang panjang, dan untuk memudahkan pembaca, dapat menambahkan baris kosong di setiap paragraf
No comments:
Post a Comment